Whistleblowing System

Sebagai bentuk penerapan dan pelaksanaan tata kelola perusahaan yang baik, Perseroan telah menerapkan serta mengembangkan prosedur dalam Whistleblowing System (WBS). Whistleblowing System (WBS) merupakan suatu sistem pelaporan atas dugaan pelanggaran yang mengedepankan prinsip transparansi dengan memberikan jaminan keamanan bagi pelapor dan dapat dijadikan media bagi saksi pelapor untuk menyampaikan informasi mengenai tindakan pelanggaran yang diindikasi terjadi di dalam suatu Perseroan sehingga menjadi media yang efektif untuk membantu mengungkap adanya kejadian Fraud atau kecurangan.

Sistem ini diterapkan dengan tujuan menangani pelaporan terhadap pelanggaran yang mungkin terjadi di lingkungan Perseroan. Setiap tindakan pelanggaran terhadap peraturan, etika dan kebijakan Perseroan akan memperoleh sanksi sesuai dengan aturan yang berlaku. Setiap Karyawan harus berpartisipasi dalam program pelaksanaan pengawasan terkait Kode Etik dan Perilaku dan memberikan perlindungan kepada Karyawan yang dengan itikad baik melaporkan adanya pelanggaran.

Dalam penerapannya, Manajemen mengharuskan setiap lini unit bisnis untuk secara konsisten menjalankan fungsi pengawasan melekat dan berjenjang, serta menetapkan kebijakan dengan membuka saluran pengaduan yang dapat didayagunakan sebagai early warning untuk dapat dilakukan langkah-langkah penyempurnaan sistem pengendalian internal. Hal yang diatur melalui mekanisme ini mencakup proses pelaporan, tindak lanjut atas pelaporan, proses komunikasi perlindungan bagi Whistleblower.

Perseroan telah memiliki sistem Whistleblowing System (WBS) terintegrasi pada website Perseroan untuk pelaporan yakni pada tautan www.simasfinance.co.id/whistleblowing-system. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pelapor dalam menyampaikan laporan pelanggaran yang ditemukan. Selain itu, melalui sistem ini, proses pengarsipan data laporan sistem Whistleblowing System (WBS) akan lebih mudah dilakukan.

• Jenis Pengaduan Yang Dapat Dilaporkan
  Jenis pengaduan yang dapat disampaikan melalui mekanisme Whistleblowing System antara lain terkait :
  1. Tindakan / Perbuatan penyimpangan (Fraud)
  2. Perbuatan / praktek grarifikasi dan korupsi
  3. Kesalahan operasional yang bersifat signifikan
  4.  Benturan kepentingan
  5. Pelanggaran atas kode etik
  6. Pelanggaran ketentuan perusahaan
  7. Tindakan melanggar etika dan moral
  8. Tindakan melanggar hukum pidana
  9. Tindakan yang membahayakan keselamatan dan lingkungan pekerjaan
• Mekanisme Penyampaian Laporan Pelanggaran
  Kebijakan Pengaduan Pelanggaran yang disusun dimaksudkan untuk mengelola dan meminimalkan risiko yang mungkin terjadi antara lain terkait dengan kerugian Perseroan secara finansial maupun reputasi Perseroan yang bersifat negatif. Pengaduan pelanggaran bisa dilakukan melalui email, hotline/SMS/Whatsapp, dan pos/surat-menyurat. 
• Penanganan Pelaporan Pengaduan
  Pengaduan dari pihak ketiga dan/atau dari karyawan harus ditempatkan dalam kerangka peningkatan GCG. Pengaduan harus disampaikan oleh pelapor dengan rasa tanggung jawab dan bukan bersifat fitnah yang dapat mencemarkan nama baik atau reputasi seseorang.
  Oleh sebab itu, setiap informasi/laporan yang diterima dengan lampiran bukti-bukti akan ditangani dan ditindaklanjuti secara profesional, termasuk namun tidak terbatas dengan menugaskan Tim Anti Fraud untuk melakukan investigasi/observasi kebenaran informasi yang dilaporkan tersebut apabila dianggap perlu. Pelaporan dapat disampaikan langsung oleh karyawan melalui email, hotline/SMS/Whatsapp, dan pos/surat-menyurat.
• Perlindungan Bagi Whistleblowing System
  Untuk mendukung penerapan GCG dan bentuk perlindungan terhadap pelapor, Perseroan berkewajiban untuk merahasiakan identitas pelapor, sehingga karyawan mendapatkan kebebasan untuk melaporkan adanya tindakan penyimpangan/pelanggaran. 
• Penanganan Pengaduan
  Tindak lanjut laporan yang disampaikan oleh Whistleblower dan mekanisme penanganannya penanganannya dilakukan oleh tim Anti Fraud. 
• Pihak Pengelola Pengaduan
  Untuk memastikan bahwa setiap pelaporan ditangani sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka pengelolaan pengaduan dilakukan dengan melibatkan departemen Anti Fraud. 
• Output dari Penanganan Pengaduan
  Hasil dari penanganan pengaduan disampaikan oleh departemen Anti Fraud kepada Manajemen yang memuat kesimpulan dari hasil penanganan, serta rekomendasi perbaikan sistem pengendalian internal yang masih dinilai terdapat kelemahan. Penanganan dari kasus yang dilaporkan dimaksudkan dalam rangka untuk memperkuat sistem pengendalian intern, serta memotivasi seluruh pihak/karyawan untuk menghindari kegiatan/transaksi yang dapat berpotensi/berakibat merugikan Perseroan atau dapat menganggu Perseroan beroperasi secara aman.